Retos de la mejora continua en la logística hospitalaria

¿Cómo liberar al personal hospitalario de tareas administrativas para que esté más cerca del paciente? ¿Cómo evaluar los efectos y ahorros si tomamos medidas con respecto a la logística hospitalaria? Estas preguntas encuentran su respuesta en la aplicación de metodologías, herramientas y técnicas de mejora continua Lean Six Sigma, ampliamente probadas en sectores industriales y de servicios.

Las particularidades propias de la atención hospitalaria enfocarían estas técnicas de mejora continua en la trazabilidad de los suministros en tiempo real, en la coordinación en vivo de los profesionales, en el ajuste adecuado de los stocks y en el control de la estabilidad del contexto para preservar la integridad de los medicamentos en tránsito. Interviniendo sobre estos aspectos, los indicadores muestran sustanciales mejoras en los procesos que se traducen en ahorro económico.

Parámetros de calidad de la logística hospitalaria

La logística hospitalaria se define como un conjunto de actividades de diseño, planificación y ejecución que permiten la compra, la gestión de inventario y el reabastecimiento de bienes y servicios en torno a la prestación de servicios médicos a los pacientes. En términos de gestión de la cadena de suministro, la atención se centra en garantizar el flujo óptimo de suministros médicos, productos farmacéuticos, alimentos y productos de lavandería en los diversos centros de salud.

La logística del hospital tiene como objetivo principal optimizar la organización de la atención al paciente de la manera más eficiente posible para lograr una excelente calidad de servicio a la vez que se reducen los costos.

La calidad del servicio se articula en torno a dos ejes principales:

• El paciente: rapidez y cumplimiento de los plazos (tiempos de espera para el paciente y durante la atención o duración de la estancia), y la satisfacción de los pacientes a nivel de los cuidados recibidos.
• El personal de atención medica: la distribución de las cargas de trabajo en los diferentes miembros de un equipo de forma equitativa (naturaleza de las tareas, horarios, etcétera) para favorecer un buen clima laboral y el desarrollo de las personas.

En los últimos 80 años, la logística hospitalaria ha registrado una evolución que dependía del enfoque de los gestores en cada momento.

• Enfoque a producto: antes de 1950, la mayoría de los hospitales no tenían un servicio de compras centralizado. Cada departamento gestionaba sus compras y existencias. Esto fue posible ya que la variedad de productos y suministros era limitada.
• Enfoque a aprovisionamiento (supply): tras la Segunda Guerra Mundial se produce un aumento en la gama de productos que complicaba estas tareas. Como consecuencia, parte del tiempo del personal de atención se destinaba a compras y a la administración de inventario. Por lo tanto, se adoptó un enfoque centralizado para el abastecimiento y se creó un departamento encargado de las compras, la gestión de almacenes y el control de inventario.
• Enfoque integrador del proceso y gestión de stock en el punto de consumo: entre las décadas de 1960 y 1990, el aumento significativo en las compras de bienes y servicios obliga a los responsables de la toma de decisiones a asignar responsabilidades adicionales a la función de compras. Estas funciones adicionales tienen dos aspectos:
  • Integración de la cadena logística (Supply Chain) interna de los hospitales: fusión del centro de distribución y del departamento de suministros para diseñar el servicio de gestión de materiales. Esto elimina el desperdicio y la duplicación en la gestión del flujo de materiales, y posteriormente aumenta la eficiencia y la productividad.
  • Gestión de los stocks en el punto de utilización para algunos materiales del quirófano. De paso, esta práctica de tipo supermercado gestionado con kanban conocido en Lean, permite capturar el valor añadido que los proveedores pueden ofrecer.
• Enfoque a logística hospitalaria: en los últimos años, el término logística hospitalaria es cada vez más común. Promueve una visión integrada del flujo de información, flujo de materiales y flujo de pacientes dentro del establecimiento de salud, de modo que cada uno se gestiona teniendo en cuenta los efectos en los otros ciclos de reaprovisionamiento.

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Rigor y sostenibilidad en la mejora de la logística hospitalaria

Partiendo de esta perspectiva histórica de la evolución de la logística hospitalaria, se comprende mejor que los esfuerzos para la mejora de la logística hospitalaria tendrán en cuenta, entre otros, aspectos como:

• Coordinación en tiempo real
• Trazabilidad del suministro dentro del hospital y hasta el paciente
• Control de condiciones ambientales durante el traslado de medicinas
• Indicadores de mejora
• Evitar ruptura de stocks
• Evitar stock sobredimensionado
• Organización de grupos de mejora y equipos de trabajo

Estas mejoras pasan por una optimización de los procesos y de la cadena de suministro que son posibles gracias a la aplicación de los principios del Lean y sus herramientas, así como de las técnicas utilizadas en la metodología Six Sigma. De este modo, se trabaja con rigor y se fomenta la sostenibilidad de las soluciones propuestas.

De hecho, estos criterios son un aspecto esencial del correcto desarrollo de las iniciativas de excelencia operacional. Desde una perspectiva estratégica, se promueve la función logística a posiciones de alta gerencia dentro de las instituciones de salud. Solo así se impulsa el cambio cultural en todos los niveles de la organización.

Caletec ofrece un punto de vista de gestión integrada de la logística, a través de la aplicación de los conceptos de Lean, Six Sigma y kaizen. De este modo, las mejoras se justifican con datos estadísticos constatables e involucran a todo el personal implicado en la logística para asegurar la transformación hacia la excelencia.

Fotografía: Guillaume Piron