Mejora continua para empresarios: profundidad y beneficios

Como directivo, ¿por qué querría implantar medidas mejora continua en la empresa?

Está de moda decir que aplicamos la mejora continua. Es fashion, en ciertos círculos. Pero la experiencia nos dice que pocas empresas lo hacen realmente.

Hay iniciativas, planes de mejora, pero sigue siendo algo anecdótico. Es como una delgada capa de barniz sobre la cultura de estas empresas. La demostración más clara que tenemos de su uso cosmético es que, cuando se deja de empujar en dirección a la mejora, su iniciativa se diluye.

Mirémoslo desde el punto de vista de la dirección de la empresa.

¿Por qué la mejora continua?

Podría hablar de los beneficios de la mejora continua. De tener más capacidad de trabajo, de mejorar el ambiente laboral, de aumentar la colaboración entre departamentos y personas, etcétera. Pero vamos a ir al punto clave de toda empresa: los beneficios en la cuenta de resultados.

En el rol del directivo, aumentar los beneficios de la empresa es uno de los más importantes objetivos que pueda tener. Sin beneficios, una empresa no tiene mucho futuro.

Un inciso: recordemos que los beneficios, a muy alto nivel, son la diferencia entre lo que me cuesta hacer lo que voy a vender y el precio de venta que eso tiene. El concepto se aplica tanto a empresas de servicios como de producción. Si tengo un precio de mercado, o sea, que, si no puedo jugar mucho con mis tarifas, para aumentar los beneficios tengo que reducir costes.

El ajetreo en el puesto de trabajo como síntoma de pérdidas

Ve al gemba. En el gemba es donde pasan las cosas. Donde se hace el trabajo.

Mira lo que hacen las personas que están trabajando. Mira bien si lo que hacen genera valor.

¿Qué es el valor?

Es lo que añades a tus productos o servicios cuando los vas transformando, paso a paso, para poder venderlos. Es lo que el cliente está dispuesto a pagar.

Si el cliente no va a pagar más por algo que está haciendo tu gente, ¿por qué lo hacen? Es tiempo que paga la empresa y que no se podrá facturar.

Entonces, observa bien a tu personal:

• ¿Hay trabajadores caminando, buscando cosas, discutiendo?
• ¿Tienes mucho inventario, carros y transpaletas moviéndose de un lado a otro, pilas de peticiones a la espera de ser procesadas?
• ¿Hay reuniones interminables que no llegan a ninguna parte y que se tienen que repetir?
• ¿Hay mucho ruido, mucho movimiento, mucho ajetreo?
  Todos estos son síntomas de que no estamos únicamente generando valor.

Empleados inocentes y procesos culpables

Pero ojo: no te adelantes. Las personas no son responsables de esta situación, es la situación la que los lleva a actuar como están haciendo.

Me explico: si tienes un proceso que obliga una persona a pedir la firma de su superior para poder pasar una petición a otro departamento, no es culpa de esta persona si tiene que levantarse 3 veces al día para ir a ver su jefe y obtener la autorización.

Tampoco es culpa suya, si, cuando su jefe está fuera, se retrasan los traspasos al otro departamento. Simplemente está obligado a seguir un proceso que se concibió en su momento con buenas intenciones, pero que, tal vez, ha quedado obsoleto.

Hay que modificar los procesos, o a veces crearlos, para que mejore la situación. Pero antes hay que analizarla.

Del análisis a la acción

Hay que entender cuáles son los procesos prioritarios, los que se repiten más, los que generan más costes, los más lentos o largos, y analizarlos. Usa los diagramas de Pareto para buscar los peores procesos.

Lo importante es no perder de vista que la gente será tan eficiente como lo son los procesos que siguen.

Y es ahí donde se tiene que atacar. No buscar culpables, ya los tenemos, son los procesos.

Analízalos, elimina los desperdicios, hazlos más rápidos, transforma la forma de trabajar de tu gente. La mejora continua a veces es modificar lo existente, pero a veces es cambiarlo totalmente.

Pon en marcha esta iniciativa de recuperación de beneficios.

Empújala, foméntala, da ejemplo. Reconsidera lo que pides a tus colaboradores: ¿esto ayuda a dar más valor a lo que hacéis o no?

De la acción a los beneficios

Cuando se pone en marcha la mejora continua usando como KPI los beneficios realizados, es poco probable que la abandones.

Incluye la obtención de beneficios por la mejora continua en los objetivos directos de tus colaboradores.

Lee bien la frase anterior: no incluyas la mejora continua en sus objetivos, esto no sirve. Incluye la obtención de beneficios contrastados.

En pocos meses, veras cambios: cuando vayas al gemba, verás que ya no hay tanto ajetreo. La gente ya no corre por aquí o por allí.

Hasta verás surgir algunas buenas ideas que no te esperabas, porque la gente relajada piensa mucho mejor.

Pero primero, lo primero: ve al gemba.

Fotografía: Micheile Henderson