Los desperdicios relacionados con el sobre-proceso

Este artículo es la quinta entrega de la guía para detectar los desperdicios (MUDA) en la empresa y aborda el tema del sobre-proceso. Se entiende por sobre-proceso el hecho de realizar más trabajos de lo necesario para producir un producto o un servicio:

• Procesamientos innecesarios (generar más información de la necesaria, limpiar dos veces, utilizar mucho más liquido de lo necesario para purgar una instalación)
• Circuito de aprobación con múltiples firmas

El sobre-proceso puede ser difícil de identificar y, por lo tanto, de eliminar. En efecto las etapas y tareas de un proceso se acaban realizando por rutina, costumbre o “tradición” del oficio. Puede pasar que no nos damos ni cuenta que la evolución tecnológica puede sustituir algunas tareas y las seguimos realizando provocando una pérdida de tiempo.

Estuve en una empresa en la cual una chica del departamento de calidad realizaba cada mes un informe, en formato papel, de la evolución de la producción e indicadores de calidad. Hacía ya más de 1 año y medio que todos los directores y mandos intermedios podían consultar la información en tiempo real y sacar todos los datos históricos mediante un sistema de gestión informatizado de la producción. Por alguna razón, no se aprobó la eliminación de este informe. Resultado: cinco firmas en la portada de los distintos departamentos sin apenas abrir el informe, la obligación de gestionar y mantener los informes archivados y, sobre todo, una chica que pasaba un día y medio al mes en recopilar y presentar toda la información que nadie miraba.

Por otra parte, una causa posible al sobre-proceso es la falta de sincronización de las etapas que provoca la duplicidad de actividades. Por ejemplo, estuve en una empresa del sector automoción donde para preparar una oferta, hacía falta pasar por distintos departamentos; entre ellos, el de proceso y el de producto. Para poder realizar su parte del trabajo, eran necesarias las copias de distintos elementos (planos, lista de materiales existentes, referencias próximas, etc…). Fue analizando el proceso en detalle que nos dimos cuenta que los 2 departamentos realizaban este trabajo de investigación y copias.

Para poder detectar y eliminar el sobre-proceso, deberemos realizar un flujograma detallado del proceso y detenerse en cada una de las actividades para ver como se ejecutan. La clave reside en preguntarse:

• ¿Es una actividad que añade valor desde el punto de vista del cliente?
• ¿Porqué se realiza esta actividad de esta manera?
• ¿Es una actividad redundante?