Kanban y beneficios económicos

Para que una empresa haga beneficios, tiene que transformar algo en otra cosa de más valor. Podemos hablar de materias primas en productos o de información en servicios. Esta transformación es primordial para poder generar beneficios, y tiene que ser rápida, sin atascos, y es aquí donde la gestión Kanban ayudar a generar beneficios.

El problema

Hay muchas cosas que pueden frenar la generación del valor en las empresas. El inventario es una de ellas. Puede ser inventario de materias primas, inventario de productos semielaborados en algunas etapas del proceso o productos acabados en el almacén.

Esta acumulación es dinero que hemos invertido y que no se transformará rápidamente en producto acabado. Si tenemos un stock medio de 1 millón de euros de materia prima, significa que siempre hay un millón que no podré transformar y vender. Cuando reducimos este inventario, volvemos a comprar materia prima para reponer lo consumido, manteniendo este millón.

Lo mismo pasa si tenemos cuellos de botella en nuestros procesos: las etapas rápidas del proceso generan más productos semielaborados de las que podemos consumir en la etapa siguiente: se me acumulan los productos sin utilizar vender hasta que tomamos una decisión para cambiar esto.

Todas estas barreras al flujo hacen que necesitemos invertir más dinero del necesario para generar valor.

Se puede usar una gestión por Kanban para mejorar estas situaciones.

¿Qué es el Kanban?

La palabra «Kanban» proviene del japonés y significa «tarjeta visual» o «tarjeta visible».

La idea básica es usar tarjetas visuales para representar unidades de trabajo.

Los principios básicos del flujo Kanban incluyen:

• Visualización del trabajo: Utilizar un soporte visual para representar el flujo de trabajo y visualizar todas las tareas en diferentes etapas del proceso.
• Limitación del trabajo en curso (WIP): Establecer límites en la cantidad de trabajo que se puede realizar simultáneamente en cada etapa del proceso. Esto ayuda a prevenir la sobrecarga y a mantener un flujo constante.
• Gestión de flujo: Optimizar el flujo de trabajo para reducir cuellos de botella y minimizar tiempos de espera. Se busca mejorar la eficiencia y la velocidad del proceso.
• Feedback continuo: Facilitar la retroalimentación constante para mejorar continuamente el proceso. Esto implica evaluar y ajustar el sistema en respuesta a los cambios y mejoras identificados.

Poner en marcha el Kanban

Se pueden usar tarjetas en forma de T con un soporte específico de tipo planificador.
Cada columna representa una etapa del proceso, de inicio a fin. Puede incluir la compra de la materia prima y el envío al cliente final.

Cada tarjeta será una orden de producción, incluyendo detalles cómo el número de lote, la cantidad, fecha de inicio y fin previstas, prioridad… y cada etiqueta un producto o un conjunto de productos que hay que procesar…

Se pueden usar diferentes colores de tarjetas para diferentes productos o subconjuntos.

Un responsable va moviendo las tarjetas de columna en columna conforme avanzan en el proceso, hasta que salen de este, por ejemplo, cuando se realiza la entrega al cliente.

Si una tarjeta no puede avanzar o se retrasa o pasa cualquier incidencia con el lote, se puede usar algún sistema de señalización. Por ejemplo, en el planificador, se puede tener una zona debajo de las columnas para los lotes con problemas, o se puede poner una marca a las etiquetas. Cualquier cosa que permite a primera vista, ver que algo va mal.

Esto es solo una forma de hacerlo. Se puede usar el flujo Kanban de muchas otras maneras. Las etiquetas pueden estar puestas sobre cajas, si el tamaño del lote lo permite, o sobre palets. Puede ser físico o informático.

Hasta ahí la idea es mostrar lo que pasa en el proceso. Podemos dejar el sistema funcionando un tiempo para que se estabilice y nos dé una visión real de la situación.

Análisis del Kanban

Una vez tenemos el Kanban estabilizado, podemos empezar a recabar datos.

Si, en el planificador, hay alguna columna que tiene más tarjetas que las demás, es un cuello de botella. Si hay alguna columna que acumula lotes con errores, algo pasa con esta etapa.

Si cada vez que movemos una tarjeta de una columna a otra apuntamos la fecha y la hora, podremos analizar los tiempos del proceso.

En caso de tener necesitar subconjuntos para hacer un montaje final, se podrá ver si sobran o faltan algunos de estos subconjuntos o si se acumulan.

Al ser muy visual, es fácil identificar los problemas potenciales, permitiendo buscar una solución rápida.

Si aparece un cuello de botella, nos podemos preguntar si es puntual o si es estructural. Al empezar cada turno, hacer una reunión delante del planificador permitiría asignar recursos a las etapas que tiene más WIP, más tarjetas, para intentar reducirlo.

Si la columna del almacén se llena de un producto particular, se puede parar su fabricación y priorizar los demás productos.

Además, el responsable puede, a lo largo del día, analizar la situación y tomar decisiones rápidas, midiendo su efecto rápidamente.

Si hay situaciones estructurales, se pueden lanzar mejoras, hacer pruebas piloto y ver directamente los resultados.

La gestión por Kanban es una gestión pragmática:

• Permite planificar,
• Ofrece un sistema de seguimiento instantáneo

No hay límites en la forma de usarlo, se puede adaptar a todas las situaciones, a todos los sectores.

Estas mejoras en el flujo de los procesos hacen que la gestión por Kanban aumente los beneficios de las empresas.

En Caletec hemos ayudado nuestros clientes a implantarlo, en diferentes sectores, con casuísticas diferentes.

Te podemos ayudar.