Información y Datos
En toda empresa, se recogen y archivan una gran cantidad de datos y, sin embargo, cuando se quiere solucionar problemas, necesitamos sacar una información en “forma de números” y nos damos cuenta de que:
- No disponemos de los datos para realizar un diagnóstico seguro
- Los datos son incompletos
- Los datos no son fiables
Joseph M. Juran, reconocido como uno de los grandes gurú de la calidad, aclara esta aparente paradoja explicando que los datos representan la concreción numérica de hechos o realidades, mientras que la información debe entenderse como la respuesta a preguntas previamente planteadas.
Datos = Hechos, realidades
Información = Respuestas a preguntas
La resolución de problemas exige disponer de una cierta información (respuestas a preguntas del tipo, ¿Con qué frecuencia se presenta el problema?, ¿En qué circunstancias se presenta?, ¿Cuánto tiempo se tarda en hacer el trabajo?, etc…). Pero, mientras que la buena información siempre está basada en datos, un determinado volumen de datos, por grande que sea, no necesariamente aporta la información que se precisa para resolver el problema.
La “información” incluye “datos”.
Los “datos” no necesariamente incluyen “información”.
Así pues, la clave no está en cómo recoger datos, sino en cómo obtener información que resulte útil.
El proceso de generar información puede resumirse en las siguientes etapas:
- Formular claramente las preguntas que se desea contestar para evitar recoger unos datos totalmente correctos pero que no permiten contestar nuestras preguntas.
- Recopilar datos relativos a la cuestión planteada teniendo el análisis de datos en mente. Esto significa que todos los elementos de estratificación posibles deben aparecer en la hoja de recogida de datos (turnos, agencias, región, lote, familia de producto, etc…)
- Presentar los datos de forma adecuada para poner claramente de manifiesto cuál es la respuesta a la pregunta. En este sentido las representaciones gráficas de los datos individuales suelen ser de gran utilidad (gráfico de serie de tiempo, histograma, diagrama de probabilidad; Box Plot;…)
