Factores clave en la implantación de círculos de calidad

Se habla mucho de los círculos de calidad. Una buena idea para adentrarse en la mejora continua.

El concepto parece sencillo: se forman grupos de trabajo que empiezan a trabajar sobre algún problema o mejora de algún proceso. Y, como dicen en Francia, et voilà!

Si fuese tan fácil, todas las empresas tendrían grupos de mejora, ya que las ventajas son numerosas:

• Motivación del personal.
• Reducción de costes.
• Mejora de procesos.
• Aprovechamiento del know-how de la empresa.
• Preparación al cambio.
• Aumento de la velocidad de reacción.

Pero, al final, la experiencia nos dice que muchas empresas empiezan con los grupos de mejora, pero pocas los mantienen en el tiempo.

Esa es una las causas de que no funcionen. Y la tenemos que abordar desde una perspectiva proactiva: ¿Qué podemos hacer para que se mantengan en el tiempo?

Definición de los objetivos de la iniciativa

El primer paso es definir los objetivos de la iniciativa. Responder a las preguntas: ¿Por qué lo hacemos? ¿Hacía dónde nos llevará esta iniciativa?

Los objetivos deben estar claros, SMART, totalmente comprensibles por cualquiera. Y en ese conjunto englobamos a cualquier persona que forme parte de la empresa, pero, en particular, a las que formarán los grupos.

Establecerlos en torno a la estrategia, el EBITDA, el ROI y otras cuestiones financieras no es lo que interesa a un empleado del turno de noche. A esta persona le interesan aquellos aspectos de la iniciativa que afectan a su labor cotidiana.

Hay un tema en concreto que tiene que quedar claro para todos: queremos mejorar para crecer, para hacer más rápidamente y mejor lo que estamos haciendo para poder asumir nuevos proyectos sin estar sobrecargados ni estresados por la situación. Queremos reducir lo inútil para tener más valor añadido.

Una vez todos tengan claro el porqué, hay que definir el cómo.

Definición de las condiciones de actuación

Es importante que todas las personas de la empresa tengan claro cómo se llevará a cabo la iniciativa:

• Horario, ritmo y duración de las reuniones.
• Lugar y logística de las reuniones.
• Grado de autonomía de los grupos.
• Proceso para la toma de decisiones.
• Proceso de actuación del grupo.
• Proceso de seguimiento de las acciones.
• Tiempo de dedicación para la implantación de las acciones de mejora.
• Proceso de emisión y entrega de informes en cada círculo de calidad.
• Obligaciones y deberes de los participantes,
• Obligaciones y deberes de la empresa…

En pocas palabras, se tiene que contestar a cualquier duda que la gente pueda tener.

Sobre el grado de autonomía del grupo y el proceso para la toma de decisiones, es interesante aclarar dos cuestiones:

• ¿Podrán decidir directamente las mejoras a realizar?
• ¿Tendrán presupuesto para hacer las acciones?

Si cualquier decisión que adopten debe ser autorizada por algún responsable que no pertenezca a su grupo de trabajo, la desmotivación de los implicados será muy rápida.

Tener un presupuesto de unos cientos de euros anuales para pequeñas compras agilizará el trabajo y aportará al grupo unas sensaciones de importancia, respeto y confianza.

En caso de inversiones mayores, el proceso de estudio, validación e implantación debe tomar en cuenta los grupos de mejora. Debe ser un proceso transparente. Aunque la respuesta final sea negativa, hay que comunicar mucho con el grupo que lo ha propuesto.

Comunicación de los círculos de calidad y mejora

La comunicación es uno de los pilares de la iniciativa. Es lo primero que hay que tener claro.

Informar no es comunicar. Comunicar es una actividad bidireccional: se emite un mensaje y se escucha una respuesta.

Hay que comunicar el plan de implantación a los empleados y escuchar los que tengan algo que decir. Haciéndolo, se mejorará el plan y se encontrarán voluntarios para implantarlo.

Después, una vez constituidos los grupos, hay que definir como será la comunicación:

• En el funcionamiento diario de los grupos.
• Cuando haya propuestas de cambios que deban ser estudiados fuera del ámbito de grupo.
• Cuando se pongan en marcha los cambios.
• Para hacer público a toda la empresa el trabajo que se está desarrollando en los grupos.

Todo esto permitirá que cualquier problema que pueda surgir sea identificado, analizado y resuelto. El silencio es el enemigo de la mejora.

Otros factores a tener en cuenta

Hay muchos otros aspectos que hay que tomar en cuenta, tal como:

• Implicación de la dirección.
• Liderazgo de la iniciativa.
• Formación de los grupos.
• Liderazgo de los grupos.
• Evolución de la iniciativa.
• Gestión visual de la iniciativa.
• Plan de incorporación de nuevos voluntarios.
• Gestión de conflictos en los grupos, entre grupos y con los departamentos de la empresa.
• Formación de los empleados.
• Empoderamiento de las personas.
• Reconocimientos e incentivos.

Son muchos asuntos a tener en cuenta. Aunque algunos se pueden ir abordando sobre la marcha, otros deben ser ser tratados antes de la implantación de la iniciativa.

A modo de ejemplo, la elección de los responsables de grupo: ¿Están preparados o formados para gestionar un grupo de mejora?

No es una relación jerárquica, es una relación de trabajo conjunto, de kaizen.

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