¿En qué se parecen el personal y el inventario de una empresa?

Lean nos explica que el inventario en una empresa es una muda, un desperdicio. Puede estar compuesto por materias primas o productos acabados, pero también por productos semielaborados, piezas de recambio, documentación, catálogos, etcétera.

Ocupa metros cuadrados, es un inmovilizado financiero, requiere personal y medios para su gestión, genera otros desperdicios, como el movimiento, y, además, puede caducar, si es un producto perecedero o hay un cambio de versión.

Eso sí, tiene una ventaja: permite servir a nuestros clientes, aunque seamos ineficientes.

Para explicarlo, se recurre muchas veces a la alegoría del río. El inventario, o stock, es su caudal. Mientras el nivel es alto, los barcos no tocan las rocas y pueden navegar. La empresa tiene la sensación de carecer de problemas importantes. Cuando un cliente hace un pedido, se lo podemos entregar.

La metáfora del río

Las rocas del río son todas las ineficiencias de la empresa: un sistema de producción que no es flexible y obliga a hacer tiradas largas, una planificación de la producción ineficiente, el absentismo, la falta de recursos, una rotación de personal elevada, la mala formación de los recién llegados, etcétera.

Mientras tenemos agua, esas piedras no molestan.

Es la gran ventaja de tener inventario. Hasta que alguien decide reducirlo.

Entonces, el nivel del agua empieza a bajar. Empezamos a tocar las primeras rocas, las más grandes, las que sobresalen más.

Puede ser la falta de fiabilidad de las máquinas, la falta de personal o simplemente una falta de eficiencia global del sistema. Cada empresa tendrá sus grandes rocas y los fallos aparecerán, en cada caso, de manera distinta.

Se pondrán en marcha proyectos de mejora para remediar la situación, pero se hará deprisa y corriendo, apagando fuegos. Aunque esto es otro tema.

Volvamos a la pregunta original.

El paralelismo entre la plantilla y el inventario

¿En qué se parecen el personal y el inventario de una empresa ?

Empezaré, por razones obvias, por una diferencia. El personal es el capital humano imprescindible que permite generar valor transformando la materia prima o la información de entrada en un producto de más valor que será vendido por la empresa.

Dicho esto, la gran similitud entre el inventario y el personal de una empresa es que también es como el agua de un río. De hecho, de un río que cubre las mismas rocas que el inventario .

Estudiemos su geografía.

Por ejemplo, el personal de las empresas ha encontrado un modo que hace que todo el sistema funcione. Todas las personas de una empresa conforman un metaorganismo que funciona. Cada una tiene su trabajo asignado, pero, al interactuar con los demás, los límites de su responsabilidad se difuminan. Por necesidad, todos colaboran en las tareas y esto es lo que hace que todo funcione.

No es perfecto, no todos lo hacen, pero, globalmente, funciona.

Hasta que llega la sequía: vacaciones de verano, de Navidad, de Semana Santa o bajas por enfermedad.

El caudal del rio baja, emergen las rocas del fondo. La persona de Planificación no está; su sustituto hace lo que puede, pero empezamos a generar falta de algunos productos o exceso de otros.

Los fallos se producen también en el área de Producción. Las personas que habitualmente lo hacen funcionar están fuera.

Un sinfín de pequeños problemas hacen las cosas muy difíciles.

De la misma manera que las empresas que nunca lo han hecho ven muy difícil reducir el inventario sin que esto les genere problemas, las empresas que no se han preparado para las vacaciones y permisos laborales ven muy difícil cómo hacerlo.

La mejora continua como solución

Hay que prepararse cuando el río baja caudaloso, cuando todavía no se han producido los problemas.

Con la ayuda de la mejora continua, podemos pasar, poco a poco, del modo bombero a un modelo de anticipación.

Una buena implantación de la mejora continua ayudará a disponer de unas buenas descripciones de puestos de trabajo. Y documentará, esclarecerá y actualizará los procesos de la empresa.

Animará, además, a que los empleados y directivos levanten la mano si algo no está bien o creen que podría fallar. Con la participación de todos y con tiempo suficiente, se planificarán los protocolos de productividad más adecuados y rentables para cuando el caudal baje.

Con el paso del tiempo, las vacaciones ya no serán un momento difícil de gestionar para los que quedan, si no un puro trámite.

¿Te ayudamos?

Fotografía de Ezra Jeffrey-Comeau