El efecto Goma Elástica y cómo romperlo en mejora continua

Poner en marcha la mejora continua es como estirar una goma elástica.

Por ejemplo, miremos el caso de las 5S. El responsable de implantarlas define la fase piloto y empieza a aplicarlas una a una.

Se hace el seiri, desalojando una zona de la empresa. Sigue con seiton definiendo sitios, organización, etiquetas, etcétera, y aprovecha para hacer el seiso, o sea la limpieza inicial.

Hasta ahí, todo fácil. Ya lo habréis visto hacer en muchos sitios.

Si el responsable de la mejora continua es tenaz, podrá ejecutar el seiketsu, la estandarización con la definición de los procesos adecuados, hasta llegar a shitsuke, la concienciación, con la puesta en marcha de formación, sensibilización y auditorías. Y todo va viento en popa. El responsable de la mejora continua puede dedicarse a otros asuntos que requieren su atención.

Pero ahí entra en juego el efecto Goma Elástica

El tirón de la goma: recobrando las malas costumbres

Si nos despistamos, puede que el ritmo de las auditorías empiece a bajar, que las personas, en lugar de devolver las cosas a su sitio, vuelvan a dejarlas donde crean tenerlas más a mano, y que el contenido de los estantes ya no corresponda del todo a lo que pone en los carteles.

Poco a poco, la gente volverá a retomar las antiguas costumbres. Es como si estuviese atada a sus costumbres mediante una goma elástica.

Al tirar de la gente hacia adelante, hacia a algo que funciona mejor, que es más eficiente y más agradable, la gente se deja llevar, aunque es duro y complicado. Pero al dejar de tirar, al soltarlos, la goma hace su trabajo: vuelve a llevar a los trabajadores hacia atrás, a la posición de origen.

Se salva muy poca gente de este efecto. Siempre hay alguno que habrá adoptado el cambio, pero los demás retrocederán recuperando las malas costumbres. Sucede independientemente del nivel jerárquico.

Comprender este fenómeno es más fácil gracias al modelo de Virginia Satir (26 de junio de 1916, 10 de septiembre de 1988), psicoterapeuta estadounidense que trabajó en terapias familiares y concibió un patrón sobre la aceptación humana de los cambios.

Modelo de transformación de Virginia Satir

Observando el gráfico, se puede ver que cualquier equipo tiende a ubicarse en una zona de statu quo, una zona dónde el grupo se siente cómodo y todos saben qué tienen que hacer.

Cuando surge un elemento de cambio externo, la eficiencia del equipo se reduce.

Se considera que la implantación de las 5S es un elemento de cambio externo porque esta metodología no pertenece a la cultura del grupo, aunque sea el propio grupo el que desee implantarla.

Tras la aparición de este elemento externo, se observa una zona de resistencia en la que las personas impactadas por el cambio se resistirán. No querrán ni oír hablar de él. Al ver que no hay elección, el colectivo llegará a la zona de caos, zona en la que la eficiencia del grupo disminuirá.

La ineficiencia se prolongará hasta que una masa crítica, lo suficientemente grande de personas del grupo, decida adoptar la idea transformadora y la ponga en marcha. Habrá un tiempo de aprendizaje en el que, poco a poco, la eficiencia del grupo volverá a elevarse hasta alcanzar una nueva zona de statu quo más eficiente que la anterior.

Aparición del efecto Goma Elástica

El efecto Goma Elástica aparece en la zona de caos alimentado por dos factores:

• Las personas son reacias al cambio.
• La eficiencia es menor, ya que la nueva forma de trabajar ni está clara, ni está integrada.

Los seres humanos somos, por naturaleza, reacios al cambio. Conceptualmente, nuestro cerebro está diseñado para protegernos, para que sobrevivamos. Cuando se enfrenta a un cambio, algo que es potencialmente peligroso, se activa para evitarlo.

La gente no está a gusto porque no rinde como lo hacía antes. La situación le incomoda y molesta, y tenderá a volver al statu quo anterior, cuando todos se sentían cómodos. Intentarán regresar en todo momento, como si estuviesen atados a aquella zona por una goma elástica.

Afortunadamente, la elasticidad de una goma tiene un límite. Cualquiera que haya jugado con una recordará el momento fatídico en el que, de tanto estirarla, se rompe y viene a darnos de lleno en los dedos. Pues, se trata de conseguir el mismo resultado, de estirarla hasta que se rompa.

En nuestro caso, habrá que encontrar la masa crítica de personas deseosas de cambiar para contrarrestar la fuerza de la goma y conseguir romperla para seguir adelante.

Consejos para una implantación con éxito del cambio

Si no tiramos lo suficiente de la goma, o, en este caso, si el responsable de la mejora continua no se gana a la suficiente cantidad de personas para aplicar las 5S, la implantación será un fracaso.

Siempre se deben tener en cuenta estos puntos esenciales cuando se quiere implementar una mejora o, de manera más general, un cambio en la empresa:

• Trabaja, siempre que sea posible, con los implicados para preparar el cambio.
• Explica el cambio a todos.
• Recalca los beneficios.
• Si hay algún inconveniente, explícalo; y explica también por qué, a pesar del obstáculo, el cambio compensa.
• Forma, a nivel teórico, todos los implicados.
• Asegura tiempos de prácticas para que la gente integre el cambio.
• Ve al gemba.
• Comunica sobre el cambio, antes, mientras y después de la implementación.
• Usa imágenes y carteles: haz visible la comunicación.
• Asegura el seguimiento: pon en marcha auditorías de procesos y de comportamiento.
• Publica los resultados y los beneficios obtenidos.
• Vigila que no se produzca una marcha atrás. Es probable que al principio debas supervisar las operaciones diariamente.

Todas estas recomendaciones no aseguran el éxito, pero, si no se siguen, las gomas elásticas ganarán.

Deja que te acompañemos en la transformación de los procesos para que toda la mejora sea más fácil y el riesgo de fallar desaparezca:

Fotografía: Jeffrey Grospe