Parar a pensar: quién debe hacer las cosas en la empresa

El día a día nos come. Pocas veces tenemos tiempo para parar a pensar, hay que seguir hacía adelante. Pero todos sabemos que, cuando nos detenemos a pensar, tenemos ideas mejores, podemos ver las cosas con más perspectiva y tomar decisiones más acertadas.

Una de las reflexiones más importantes que podemos hacer es determinar quién hace o puede hacer qué dentro de la empresa.

Definición del puesto de trabajo

De hecho, la definición de los puestos de trabajo es una herramienta de gestión. En todas las empresas se debería poner por escrito la definición de cada puesto de trabajo. Debería detallar:

• Departamento: en qué departamento o grupo se desempeñan las tareas de este grupo de trabajo, así como su posición en el organigrama.
• Descripción del puesto: de la misión y funciones del puesto.
• Responsabilidades: qué tareas deben ser desempeñadas y cuál es el ámbito de decisión que se tendrá en este puesto.
• Formación: cuál es la formación necesaria para ocupar el puesto, tanto en referencia a soft skills como hard skills.
• Aptitudes necesarias: cualidades personales requeridas.
• Otros datos: cualquier otra información que permita entender mejor el puesto de trabajo.

Una descripción de puesto bien hecha sirve para hacer selección de personal. Si tenemos muy claro lo que necesitamos, será más fácil encontrarlo, tanto dentro como fuera de la empresa.

Esto facilitará la gestión de las promociones internas. Sabremos qué formación tendremos que proporcionar a una persona para capacitarla para un nuevo puesto. También podríamos ver que no tenemos los recursos necesarios internamente y que deberemos lanzar un proceso de reclutamiento externo.

Todo esto tiene mucho sentido y todo el mundo, cuando lo explicas, lo ve claro: hay que hacerlo.

Una realidad diferente

Sin embargo, a la hora de la verdad, en muchas empresas, estas descripciones no existen. O son incorrectas, que es aún peor. Si están mal hechas, engañan sobre el puesto a cubrir.

Cuando se destapa el problema, nadie duda: ¡manos a la obra!, vamos a escribir estas descripciones.

Empezamos por lo más fácil: los puestos más operativos, los puestos de operarios de fabricación o los puestos de administrativos en empresas de servicios. A partir de ahí, iremos subiendo en el organigrama.

Desde RR.HH. se entrevista a los responsables de los departamentos para entender qué hacen estas personas en su día a día y qué conocimientos necesitan. Se plasma por escrito y se pasa al siguiente puesto.

Este método tiene un pequeño fallo —o grande, según se mire—, que es que en ningún momento hemos ido a hablar con las personas que están ejecutando el trabajo para obtener su punto de vista.

Como siempre en mejora continua, el que mejor sabe lo que pasa en un puesto de trabajo es la persona que pasa 8 horas al día en ese puesto de trabajo.

Cuando se escribe una descripción del puesto, está bien hacerlo en una sala de reunión, pero siempre hay que contrastar la teoría con la realidad. Hay que hablar con las personas que están a pie de cañón.

Bajando a pie de obra, aparecerán dos grandes tipos de tareas que se realizan:

• Las que no deberían hacerse.
• Las que hay que hacer y que no conocíamos.

Las primeras son las que se llevan a cabo para hacer un favor a un compañero, porque tenemos un momento y no queremos quedarnos parados, porque mi jefe me dice que la haga, porque siempre la hemos hecho y seguiremos así para siempre, o porque creemos que tenemos que hacerla.

Sea cual sea el motivo, no se deberían hacer y tendrían que abandonarse ya, pero con un poco de cariño. O sea, hay que analizar la situación, ver si se puede dejar de hacer totalmente o si es otra persona quien debería hacerla, y poner en marcha las acciones necesarias para que todo siga funcionando. Aquí hay muchas horas que se podrían ahorrar.

La segunda es todo un descubrimiento. Es la frase típica de “cuando no pasa el no sé qué, tenemos que ir a hacer aquello y lo otro para poder seguir trabajando”. Son las cosas que no tenemos controladas en nuestros procesos y que son imprescindibles. Aparece cuando el —o la— que sabe se va de vacaciones y los que quedan tienen que hacer su trabajo. El rendimiento baja en picado.

También es una gran zona de mejora.

La persona adecuada en el puesto adecuado

Tener por escrito la descripción de los puestos de trabajo es un paso en la mejora continua. Como hemos visto, ayuda a poner la persona adecuada en el puesto adecuado, ya sea un trabajador interno o buscando a alguien fuera de la empresa. También ayuda a encontrar ineficiencias de proceso o falta de personal formado.

No es una herramienta muy complicada. Solo hay que ponerse a escribirlas y no olvidarse de actualizarlas cada vez que aparece un cambio significativo en la organización.

Paremos a pensar: ahorraremos dinero y esfuerzos.