Cómo Transformar la «reunionitis» en Productividad: las claves para conseguirlo

La «reunionitis» es uno de los males más comunes en las empresas. Aunque el lamento frecuente es «tenemos demasiadas reuniones», el problema real suele ser más profundo: reuniones largas, objetivos confusos, participantes inadecuados y temas interminables que generan mucho debate pero pocas conclusiones. Como resultado, muchos participantes sienten que su tiempo ha sido malgastado.

Sin embargo, ¿y si te dijera que con algunas pautas y un enfoque riguroso, podrías cambiar esta percepción y transformar la reunionitis en reuniones eficaces que te permitirían mejor drásticamente tu productividad?

“La información es la materia prima de una reunión, los acuerdos son el producto”.

La clave está en recordar que la información es la materia prima de una reunión, y los acuerdos son el producto final. Para que esto ocurra, el éxito de las reuniones depende en gran medida de utilizar el formato adecuado al propósito de cada encuentro. Aquí te dejo algunas claves para lograrlo:

Antes de la reunión

• Reunión de información o reunión de trabajo: Mezclar las reuniones de información y de trabajo puede ser complicado de gestionar. Si la información a transmitir tiene mucho impacto sobre los presentes, es mejor dejar un tiempo de asimilación antes de empezar a trabajar sobre este tema.
• Reuniones monotemáticas: Escoge que tema quieres tratar en tu reunión y no dejes que la reunión se desvíe de este tema.
• Limitar la cantidad de objetivos: Demasiados objetivos pueden alagar la reunión, crear frustración si no se llega a todo y/o aumentar la cantidad de participantes para cubrir todos los objetivos.
• Definir claramente los objetivos: pregúntate qué quieres lograr con ella. Un objetivo claro guía la conversación y mantiene a todos enfocados.
• Seleccionar a los participantes correctos: Invita solo a las personas que realmente aporten valor o puedan tomar decisiones sobre el tema a tratar. Más no siempre es mejor. Las personas que deben ser informadas del resultado no deberían estar en la reunión.
• No reciclar reuniones: Si por el tema que sea, ausencia, falta de algunos resultados esperados… no puedes tratar los temas previstos en la reunión, no recicles la reunión, reprográmala, no hagas cambios de objetivos de último minuto.
• Asignar el tiempo adecuado a la reunión: la hora no debe ser la unidad básica para la duración de una reunión. Hay reuniones que pueden durar 10 minutos y otras 2 horas. Ojo, cuenta que las reuniones cortas pueden sufrir de los retrasos de los participantes y las reuniones largas pueden convertirse en un sufrimiento para todos.

Durante la reunión

• Gestionar ausencias: Si has hecho bien la convocatoria, solo las personas que aportan valor o que toman decisiones deberían estar presentes. Si falta alguien, piensa en el impacto que tendrá en la reunión: ¿Qué puntos deberías eliminar de la agenda? ¿Tiene sentido seguir con la reunión?
• Gestionar el tiempo con rigor: Establece un límite de tiempo para cada punto de la agenda y respétalo. Las reuniones largas suelen diluir la efectividad.
• Priorizar los temas: No intentes resolver todos los problemas en una sola reunión. Céntrate en lo que realmente importa y deja los detalles menores para otro momento.
• Aparcar temas nuevos: en caso de que surjan temas nuevos durante la reunión, es importante dejarlos para otro momento, para otras reuniones.
• Fomentar conclusiones claras: Evita las discusiones interminables sin resolución. Cada tema debe cerrarse con un acuerdo concreto.
• Asegurar el seguimiento: Ninguna decisión tiene valor si no se implementa. Designa responsables y establece plazos para cada acción acordada.
• Apunta todo lo dicho: cada decisión tomada debe quedar registrada durante la reunión. Cualquier cosa que se diga, haga o deje de hacer en la reunión debe quedar registrada. Repasa lo que has escrito con los participantes antes de cerrar la reunión.

Después de la reunión

• Enviar las minutas de la reunión: Todo lo que has escrito durante la reunión debe ser enviado en menos de 24 horas a todos lo participantes.
• Realizar el seguimiento de las tareas: Si en la reunión se han definido tareas, hay que hacer un seguimiento de estas.
• Programar la próxima reunión: Es importante programar cuanto antes la reunión de seguimiento, en caso de ser necesario, para que los participantes no pierdan el foco. Además, si han aparecido nuevos temas que hay que tratar, es importante hacerlo con celeridad y programar las reuniones necesarias.

Al aplicar estas estrategias, las reuniones pueden dejar de ser vistas como una pérdida de tiempo y convertirse en lo que deberían ser: espacios para generar valor, tomar decisiones informadas y avanzar en los objetivos de la empresa.

Un último consejo: si no mides cómo van tus reuniones, tanto del punto de vista de la organización cómo desde el de los participantes, no sabrás si estás en buen camino.

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