Lean Management o la búsqueda constante de la excelencia

A nadie se le escapa, que nuestro mundo está cambiando a una velocidad vertiginosa, y quizás es el momento de hacer un alto en el camino y pararse a pensar en cómo debemos afrontarlo.

A veces es necesario mirar hacia atrás y volver a los orígenes, ya que tenemos una cierta tendencia a pensar en técnicas complicadas, la mayoría de las veces asociadas a inversiones, para solucionar nuestros problemas.

En los últimos decenios del siglo XX, Toyota y otras grandes empresas desarrollaron e implantaron un estilo de gestionar sus procesos industriales realmente innovador, que les dio el liderazgo mundial, ya que les permitió ofrecer bienes y servicios más ajustados a los deseos del cliente, con mayor rapidez, a un coste más bajo y con la calidad asegurada.

A este nuevo enfoque de gestión se le denominó Lean Production.

Producción de mayor valor añadido

Lean significa escaso, magro, en inglés, y se concibe —a menudo erróneamente— como hacer más con menos.

Por el contrario, no significa trabajar más, más rápido con menos tiempo y menos medios, sino producir más valor añadido desperdiciando menos recursos.

El primer principio del Lean se refiere a especificar y centrarse en las actividades que aportan valor desde el punto de vista del cliente y/o consumidor. Por definición, significa hacer solo lo que el cliente está dispuesto a pagar.

Decimos que un proceso es Lean cuando hemos eliminado del mismo todas aquellas actividades que no aportan valor, es decir los despilfarros (muda). La idea se asocia al consumo mesurado de bienes y servicios, que encaja con la idea de no malgastar, de no despilfarrar.

Aunque aparentemente puede parecer trivial, nada novedoso y de sentido común, demasiado a menudo descuidamos este concepto básico en nuestro trabajo diario y nos encontramos en muchas empresas con:

• Largas reuniones sin un objetivo o una conclusión final clara y con una falta de seguimiento posterior de las tareas acordadas.
• Etapas de procesos productivos en las que sometemos los productos a actividades sin añadirles ningún valor que pueda ser apreciado a posteriori por el cliente final.
• Reprocesos de productos y/o repeticiones de trabajos que afectan el rendimiento del proceso y que podrían haberse evitado, ya que no aportan ningún valor al mismo.
• Movimientos de empleados y transporte de productos de un lugar a otro que se podrían minimizar.
• Diseños de productos con características que aumentan su coste, pero que no se adaptan a las necesidades del cliente y que, por lo tanto, no las valorará.
• Procesos administrativos repetitivos que podrían automatizarse utilizando mejor los recursos informáticos.
• Registros de datos que luego nadie consultará o analizará.
• Inventarios excesivos en diferentes puntos de la cadena de valor (stock de materia prima, de semi-elaborados, de productos acabados).
• Tareas administrativas o registros duplicados.
• Esperas que bloquean el flujo (información, material, averías, etcétera).
• Y una larga lista de actividades sin valor añadido.

Debido a que el concepto Lean es muy amplio y puede aplicarse a todo tipo de procesos industriales y de servicios —y en todas sus actividades: producción, logística, administración, etcétera— la idea ha ido evolucionando en el tiempo hasta llegar a lo que conocemos hoy en día como Lean Management.

Un cambio cultural que afecta a toda la empresa y a todos sus procesos

El Lean Management, es una manera de trabajar, un proceso continuo y sistemático de identificar actividades que no aportan valor a nuestros procesos, pero que implican un coste y un esfuerzo.

El punto de partida para empezar a organizar nuestros recursos y a mejorar, de manera continuada, nuestros procesos, es reconocer la necesidad de hacerlo. Pero para que esto pueda llevarse a cabo, es imprescindible el compromiso de toda la organización y a todos los niveles

La metodología Lean debe involucrar a toda la empresa. No solo incumbe a la gestión operativa de la planificación, la logística o la producción. Implica un nuevo enfoque integrado en todos los departamentos orientándolos a trabajar también en esa misma dirección. Como consecuencia, se produce un cambio cultural en toda la organización.

La búsqueda continua de mejorar nuestros procesos debe formar parte de nuestro trabajo diario. Solamente dedicando una parte de nuestro tiempo a analizar, a buscar las causas raíz de nuestros problemas y a cuestionarnos si no hay otra manera de conseguir el mismo objetivo, con menos esfuerzo humano, con menos equipamiento, con menos espacio, con menos tiempo, etcétera, conseguiremos avanzar en este camino hacia la excelencia.

Si tras una larga reunión nos preguntamos a qué conclusión hemos llegado o ante un proceso nos cuestionamos qué valor aporta llevar a cabo determinada tarea, estamos obligados a buscar nuevos enfoques y perspectivas que nos lleven a eliminar los despilfarros creando valor en la empresa.

Si siempre hacemos las cosas de la misma forma, no conseguiremos resultados diferentes.

El objetivo final de todo este proceso nos tiene que llevar a que nuestra organización sea cada vez más competitiva, innovadora y eficiente, ya que en un mundo tan complejo y globalizado como en el que nos ha tocado vivir, en el que la competitividad es cada vez más difícil, solo las empresas que busquen de manera constante la excelencia en todos sus procesos podrán sobrevivir.

Fotografía: Randy Fath