Sin miedo: implantación de Six Sigma en empresas sin datos

Nos encontramos a veces con personas que piensan que el Six Sigma es inaplicable a su empresa. Existen muchos casos distintos, pero con frecuencia nos dicen: “¡Es que no tenemos datos!” y “Si ni tenemos las 5S implantadas, ¿cómo vamos a aplicar el Six Sigma?”

“¡Es que no tenemos datos!”

La metodología Six Sigma se basa en datos bien recogidos para poder aplicarlos y, efectivamente, si no se recogen datos, no se puede aplicar.

Sin material para el análisis, solo nos queda el creo que…: “Creo que el problema viene de ahí”, “Creo que deberíamos hacer esto para mejorar aquello”.

Y cuando se juntan dos o más personas con unos creo que… que se contradicen, ¿qué hacemos? ¿A cuál de ellos escuchamos? ¿Quién tiene razón?

Sin datos, no hay posibilidad de cambio, de evolución. Recurriremos a la pericia de las personas para solventar los problemas y aplicaremos el principio de prueba y error. ¿Para qué recoger datos, si no los usamos?

Aún así, a pesar de no tener datos, si ponemos en marcha un proyecto Six Sigma, la metodología DMAIC nos irá guiando e indicando qué información necesitamos para cada etapa del proyecto. Nos mostrará qué datos recoger, cómo y dónde hacerlo.

A lo mejor mi proyecto tendrá que esperar 3 meses —o 6 o 2— hasta que hayamos recogido los datos para poder seguir, pero estaremos avanzado hacia un funcionamiento basado en datos. El proceso que estemos analizando ya tendrá una recogida de datos útil para poder entenderlo. Las personas empezarán a entender los beneficios de tener datos para la mejora de procesos y será más fácil implantar una recogida de datos en otros procesos.

Poco a poco la mentalidad de las personas irá cambiando y las decisiones se tomarán en base a datos y no en base a especulaciones.

“Si ni siquiera tenemos las 5S implantadas, ¿cómo vamos a aplicar el Six Sigma?”

La gente que nos dice esto suele considerar las 5S como el primer paso para la estandarización de los procesos. La idea subyacente es que, si no hay procesos estandarizados, no sirve de nada hacer un proyecto Six Sigma ya que no se mantendrán los beneficios obtenidos debido a esta falta de estandarización.

También añaden que, si implantar las 5S también ya es muy difícil por el cambio de mentalidad que conlleva, implantar el Six Sigma sería aún más complejo ya que es una metodología más compleja.

La realidad es muy diferente. La realización de un proyecto Six Sigma ayuda a la estandarización de procesos.

La variabilidad es el enemigo número uno de la calidad

Cuando arranquemos con un proyecto, en la fase Medir, se hará el levantamiento del proceso estudiado. Obtendremos su descripción realista por escrito. En la fase Analizar se investigará ese proceso, buscando desperdicios para eliminarlos o reducirlos. Este proceso se modificará de nuevo, aplicándole las soluciones encontradas en la fase Mejorar. Tendremos un nuevo proceso mejorado y documentado que pondremos en marcha.

Sea fruto de un proyecto Six Sigma o de cualquier otra actividad de mejora, modificar un proceso existen nunca es sencillo. Hay que cambiar hábitos y esto cuesta mucho. Por suerte, sea cual sea la empresa, trabaje de forma estandarizada o no, siempre se pueden modificar los procesos. Si no, no habría mejora posible.

Una vez más, Six Sigma nos ayuda con una fase dedicada exclusivamente a estabilización del proceso postmejora: la fase Controlar. Es una fase de estandarización y vigilancia de la transformación.

En primer lugar, hay que lograr que las personas involucradas sepan lo que tienen que hacer. Se pone por escrito, de manera clara y sencilla, cómo se tiene que realizar el proceso, con fotos, imagenes y textos claros, y se forma a los implicados al nuevo proceso. Esta estandarización y capacitación son claves para el éxito.

La segunda clave de esta fase es que la mejora debe ser permanente. El proceso debe ser monitorizado, con su recogida de datos asociada. Esta monitorización permitirá detectar cualquier desviación leve del proceso y  permitirá tomar las medidas adecuadas para volver a la senda del éxito.

Controlar debe durar lo suficiente como para asegurar que los cambios de hábitos estén integrados en el comportamiento de los involucrados en el proceso. También se puede plantear, como parte de esta fase, una revisión a los 3, 6 o 12 meses, según las necesidades del proceso.

A la hora de cerrar el proyecto, tendremos un proceso mejorado, monitorizado y estabilizado en marcha. Será el primer paso hacia a la estandarización de los procesos de la empresa y, además, es totalmente compatible con cualquier otra actividad, como la implantación de las 5S.

Lo más importante, para la realización de tal  proyecto, es contar con un Green Belt o un Black Belt. Disponiendo de una sola persona dispuesta a seguir la metodología al pie de la letra se pueden realizar excelentes proyectos. No es necesario un cambio de mentalidad de todos.

Six Sigma como herramienta de mejora

Six Sigma es una herramienta potente de mejora para las empresas. Por su propia forma de funcionar, con la metodología DMAIC, por ejemplo, permite detectar la ausencia de datos de interés o la falta de estandarización de procesos y poner remedio a ello.

En cada proyecto Six Sigma se destapan las carencias de los procesos en cuanto a su funcionamiento, brindando la oportunidad, además de mejorar el proceso en si mismo, de cubrir estas carencias. El resultado es tener los procesos estandarizados, vigilados y mejorados.

De proyecto en proyecto se fomenta la estandarización de los procesos y la toma de decisiones basada en datos.